viernes, 12 de septiembre de 2008

Los reglamentos internos se imponen en las empresas para prevenir conflictos legales

  • Frente a la constante aparición de fallos donde empleados usan el e-mail o automóvil con fines no admitidos, se necesita tener códigos con pautas claras.
Ante la constante aparición de casos donde los empleados de las compañías utilizan el correo electrónico, Internet, vestimenta o flexibilidad horaria con fines contrarios a los esperados de un buen trabajador; se hace cada vez más imprescindible para la empresa contar con un código o reglamento interno que determine las conductas permitidas y las prohibidas.
Esto hace que las direcciones de recursos humanos activen un mecanismo que estaba un poco dormido: los reglamentos internos, muchas veces escritos, pero faltos de suficiente contenido.
Especialistas consultados por iProfesional.com explicaron que un reglamento interno bien hecho puede, o bien prevenir el conflicto legal o al menos minimizar sus consecuencias.
“Se ha tomado nota en las empresas que un reglamento interno es no sólo una herramienta adecuada de comunicación sino también de prevención de contingencias legales”, explicó Gustavo Gallo, titular de Gallo & Asociados.
En el fondo de la cuestión, sostuvo el abogado, lo que ha tomado dimensión es una nueva mirada sobre la importancia del área de recursos humanos, no sólo en la gestión de personas sino también en el diseño de procesos. Y sobre este último punto, "retorna la articulación con el departamento legal, como ocurría en los ochenta".
Sucede que la mayoría de los fallos sobre el tema condenan al empleador, cuando éste no pudo probar en juicio que advirtió al empleado sobre el correcto uso de las herramientas suministradas -por la empresa- para exclusivo uso laboral. (Ver nota: “El uso de e-mails personales desde el trabajo no es causal de despido”)
“Los reglamentos no sólo sirven para delimitar el uso de las herramientas informáticas (correo electrónico e Internet) sino también para precisar la utilización de todos los elementos suministrados por el empleador, ya sea automóvil, herramientas de trabajo, notebook, uniforme”, explica Adrián Faks, abogado asesor de empresas y titular del Estudio Faks Abogados.
El especialista explicó que es sumamente importante que los reglamentos sean claros y entendibles por todo el personal de todas las categorías. En ese sentido, dijo que por eso es habitual la introducción en algunos reglamentos de un apartado con “preguntas frecuentes” y su respectiva respuesta.
El uso inapropiado de una herramienta: Ante los riesgos legales e informáticos que puede ocasionar el chat, sobre todo en empresas que no cuentan con políticas al respecto, los especialistas recomiendan que los empleados tomen conciencia de los perjuicios que –por desconocimiento, distracción, ingenuidad u otros motivos– puede causar un mal uso de la herramienta. Ocurre que hay compañías que se manejan con programas de chat internos, otras con los de uso público y firmas que habilitan ambos. También, empleados que los usan con fines laborales por propia iniciativa y compañías que directamente los inhabilitan desde el servidor.
Entonces, es importante aclarar que la reciente ley 26.388, modificatoria del código penal, actualizó los distintos tipos penales a la nueva realidad, incorporando como conductas punibles y merecedoras de la pena de prisión, entre otras, a quienes indebidamente abrieran, accedieren o interceptaren una comunicación electrónica que no le esté dirigida.
Si bien el dictado de esta norma es reciente y no existe a la fecha jurisprudencia conocida sobre el particular, aplicable a la relación empleado-empleador, Faks piensa que la clave se encuentra en la palabra "indebida". "O sea, que si puede probarse que el empleador abrió, accedió o interceptó una comunicación electrónica en forma debida, no habrá delito penal y posiblemente la empresa estará mejor “parada” en el pleito laboral para tener un pronunciamiento favorable. Podría entenderse que no es “indebida” la apertura del correo electrónico si esto fue permitido por el empleado", sostuvo el abogado.
Consejos y claves para su redacción: Los especialistas explicaron que en los principales temas donde se observan prácticas regulatorias son respecto al uso del Internet, prohibición de fumar, tipo de vestimenta, momento y lugar para el almuerzo o la merienda, prácticas de no concurrencia desleal, disuasión del tiempo ocioso, aliento a la optimización del tiempo para posibilitar un acortamiento de la jornada real.
Así, enunciaron consejos para la elaboración de esta herramienta:
La comunicación debe ser amable.
La regulación debe ser clara, evitando el lenguaje jurídico, y limitarse a lo no regulado por la ley ni por el convenio colectivo.
En lo posible las prohibiciones deben enunciarse con criterio firme, pero mostrando su razonabilidad de interés general, como por ejemplo: la casilla de correo le es asignada para uso exclusivo, tanto emisivo como receptivo, de su actividad laboral, el uso de Internet sólo está permitido en tanto se refiera en forma directa al servicio para el cual ha sido contratado.
Recomendaciones: A la hora de hacer cambios, Gallo recomienda que los reglamentos se actualicen con una periodicidad determinada y que dichos cambios se notifiquen al personal, pues la mayoría lo habrá de considerar como obligatorio. "En caso de conflicto habrá que resolver si el cambio importa una variación sustancial en las condiciones de labor. La Ley de Contrato de Trabajo permite al empleador la introducción de cambios en tanto los mismos tengan motivos funcionales y no afecten los elementos esenciales del contrato", aclaró. A modo de ejemplo el abogado explicó que en el interior del país se suele validar cada cambio ante la delegación del Ministerio de Trabajo.
Los reglamentos de empresa constituyen una norma generadora de derechos y obligaciones para las partes y constituyen una verdadera fuente del derecho. Su modificación debe tratarse a la luz de los alcances del ius variandi, esto es la facultad del empleador de modificar condiciones de trabajo y salariales preexistente, explicó José Zabala, socio de Adrogué, Marqués, Zabala & Asociados.
“En tal sentido estas modificaciones deben ser funcionales a los elementos esenciales del contrato y no ocasionar daño moral o material al trabajador”, concluyó.
Daniela A. San Giovanni©iProfesional.com

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